Giải pháp chuyển đổi số

Hầu hết các CEO/ Manager đều thấm thía 3 “nỗi đau” trong vấn đề quản trị doanh nghiệp. Một là không kiểm soát được luồng công việc. Hai là sự gián đoạn trong giao tiếp, trao đổi thông tin. Và ba là nỗi đau “thất thoát tri thức, chảy máu chất xám”.

Nhưng giờ đã khác, ở thời kì số hóa 4.0, việc sử dụng công nghệ là thiết yếu nếu muốn tiết kiệm thời gian, làm việc hiệu quả hơn và không bị tụt hậu. Với giải pháp từ công nghệ giúp số hóa và quản lý toàn bộ công việc trong doanh nghiệp trên phần mềm. Mọi nút thắt trước đây đều được tháo gỡ, việc quản lý của CEO/ Manager trở nên dễ thở hơn nhiều.

Những nhà quản lý áp dụng số hóa thành công đang vận hành công việc như thế nào trên phần mềm

Dễ dàng quản lý và kiểm soát theo 3 chiều công việc:

Chiều từ trên xuống (quản lý giao việc cho nhân viên), từ dưới lên (yêu cầu, đề xuất của nhân viên) và theo chiều ngang giữa các bộ phận (quy trình liên phòng ban: Sale, Marketing, Nhân sự, Kế toán,…).

– Thiết lập rõ ràng các quy trình: Các bước trong quy trình, nhân sự phụ trách từng bước, deadline khi nào, luồng phối hợp giữa các giai đoạn ra sao? Từ đó, nhân viên không còn quên việc, chủ động công việc, nắm rõ deadline, tăng hiệu suất làm việc.

– Theo dõi tiến độ công việc trực quan: Nắm bắt tiến độ từ tổng quát đến chi tiết trên 4 giao diện: Kanban, Gantt, Chart, List.

– Chuẩn hóa phương thức giao – nhận việc: tạo việc, giao việc, lên lịch công việc, bình luận cho từng công việc ngay trên phần mềm mà không cần phải sử dụng công cụ hỗ trợ khác.

– Hệ thống báo cáo tự động: Cập nhật real-time tình hình, tiến độ công việc theo dự án, phòng ban hoặc theo nhân sự. Đánh giá hiệu suất nhân viên công bằng, chính xác dựa trên dữ liệu.

 Số hóa và tăng tốc toàn bộ các quy trình phê duyệt trong nội bộ

– Số hóa phê duyệt: linh động thiết lập quy tắc phê duyệt, người phê duyệt, người theo dõi, các trường thông tin cần thiết tại mỗi đề xuất theo chính sách công ty quy định. Minh bạch thẩm quyền ra quyết định trong công ty.

– Hệ thống tự động nhắc nhở, phân loại đề xuất quan trọng, gửi thông báo đến các bên liên quan và người đề xuất.

– Chuẩn hóa các mẫu đơn từ, đề xuất (xin phép, tuyển dụng, pháp chế, thanh toán…), tích hợp chữ ký điện tử, xử lý phê duyệt mọi lúc mọi chỉ với một chiếc điện thoại

 Nhiều doanh nghiệp đã cắt giảm tới 90% chi phí in ấn, giấy tờ khi thay thế tủ văn thư truyền thống sang “tủ văn thư Online”. Mọi thông báo, công văn được Số hóa trên phần mềm, lưu trữ với số lượng không giới hạn, an toàn bảo mật, tìm kiếm nhanh chóng.

 Truyền thông nội bộ hiệu quả, phát triển kho tri thức nội bộ

– Xây dựng kênh truyền thông thân thiện với smartphone, giao diện mang tính tương tác cao giúp tăng cường gắn kết giữa các thành viên thúc, đẩy tương tác nội bộ.

– Hỗ trợ tạo các chủ đề thảo luận, tạo không gian để mọi người cùng đặt câu hỏi, chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, xây dựng văn hóa học tập chủ động và chống chảy máu chất xám nội bộ

 Doanh nghiệp ngày càng chú trọng truyền thông nội bộ. Nếu truyền thông nội bộ tốt, doanh nghiệp có thể gắn kết nhân viên trong công ty một cách hiệu quả, lãnh đạo và nhân viên có chung điểm chạm. Khi sở hữu một bộ máy nhân sự vừa có năng lực lại gắn kết, doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu chung một cách nhanh và tiết kiệm chi phí nhất!

————————————

 Toàn bộ công việc, quy trình, thông tin, tri thức… trong doanh nghiệp đều được số hóa. Nhân viên làm việc hiệu quả hơn, CEO/ Manager ít tốn công hơn trong việc quản trị. Thực tế đã chứng minh, thời nay muốn tăng năng suất, tăng độ chính xác, doanh nghiệp muốn tăng trưởng nhanh thì đều cần tới sức mạnh từ công nghệ, chứ không thể chạy bằng “cơm” mãi được.