PHẦN MỀM quản lý quy trình

 Là CEO của 1 doanh nghiệp hơn 50 nhân sự, tôi đã từng rơi vào tình trạng “ngợp” thông tin vì hàng ngày nhận cả trăm EMAIL, hàng nghìn dòng tin trong GROUP CHAT, mười mấy BÁO CÁO cập nhật tiến độ, kết quả công việc… Xem hết đống ấy đã mệt rồi, khi lỡ có vấn đề gì lại phải kéo cả team vào phòng HỌP, xong xuôi cũng hết cả buổi, thậm chí cả ngày, rất mất thời gian!

Còn bây giờ, nhân viên gọi tôi là “ANH SẾP 1 GIỜ”, vì tôi chỉ mất tối đa 60 phút để hoàn thành các đầu việc trên.

Đây để tôi cho bạn xem nhé!

Dẹp thói quen cũ là check email và các group chat, việc đầu tiên tôi làm khi đến văn phòng là mở PHẦN MỀM quản lý quy trình lên.

– 20 PHÚT check các TO-DO nhân viên đã hoàn thành. Nếu ok thì KÉO THẢ thẻ công việc sang cột bên cạnh. Nhân sự phụ trách bước tiếp theo sẽ ngay lập tức nhận được thông báo tự động. Thế là đỡ được cái công nhắn tin, gửi mail hay ra tận nơi nhắc việc.

– 0 PHÚT để hướng dẫn nhân viên khi có job mới, vì TOÀN BỘ đã có trên phần mềm: quy trình có bao nhiêu bước, các đầu việc cụ thể mỗi bước là gì, ai phụ trách, ai duyệt, làm xong thì chuyển tiếp cho ai… Các bạn cứ theo đó mà làm. Không lo bị sót việc hay sai quy trình vì “em không biết” nữa.

– 20 PHÚT dành cho việc ĐÁNH GIÁ quy trình. Phần mềm cập nhật báo cáo TỪNG GIÂY và tự động chuyển thành các biểu đồ (trong khi trước đây teamlead sẽ mất khoảng 1-2 giờ để tổng hợp rồi gửi cho tôi qua email). Bất kỳ lúc nào tôi cũng có thể biết được hiệu suất của từng nhân sự cũng như kết quả toàn bộ quy trình.

Ví dụ QUY TRÌNH MUA HÀNG của công ty tôi có 6 giai đoạn, mà các thẻ việc thường xuyên báo đỏ (tức quá hạn) trên bước “Lập hợp đồng” thì phải tập trung vào cái NÚT THẮT đó để xem vấn đề ở nhân sự phụ trách, ở quy trình hay do nguyên nhân nào khác rồi xử lý.

Ngược lại giai đoạn “Chọn nhà cung cấp” đang có SLA là 72 giờ, nhưng chỉ số trên báo cáo cho thấy các bạn chỉ mất trung bình 1 ngày để done, thì mình sẽ điều chỉnh lại cho hợp lý. Thế là quy trình được rút ngắn bớt và tối ưu hơn!

>>> Trò chuyện với nhiều anh chị em quản lý, tôi nhận ra rằng viết ra quy trình có hơi tốn công nhưng vẫn còn dễ chán. TRIỂN KHAI được quy trình vào thực tế thì mới khó. Và RẤT KHÓ là tìm ra điểm không phù hợp của quy trình và có phương án CẢI TIẾN, TỐI ƯU. Phần mềm chính là trợ thủ giúp tôi giải quyết các việc khó, lại vô cùng tiện lợi vì chỉ cần 1 chiếc laptop, máy tính bảng hay smartphone là có thể sử dụng ở bất kỳ đâu.

 Cuối cùng, ai đọc kỹ bài chắc sẽ hỏi “Ủa vậy mới có 55 phút, còn 5 phút thì làm gì?”

Thì ngồi chơi chứ làm gì.

Đùa thôi! Tôi sẽ dành thời gian tranh thủ hỏi han, khích lệ nhân viên. Bạn nào hoàn thành công việc sớm nhất, không bị quá hạn thì có một phần thưởng nhỏ chẳng hạn. Thế là tinh thần lại đi lên, công việc càng trơn tru. Dù gì cũng là con người, có phải máy móc đâu. Áp dụng công nghệ là để hỗ trợ cho mình, giúp mình thoải mái tinh thần mà dành sức cho các công việc sáng tạo, chiến lược phát triển, networking chứ, phải không nào?

Thôi dài dòng quá rồi, xin chia sẻ luôn link để các CEO/Manager tìm hiểu và demo trải nghiệm phần mềm này  Chúc các bạn sớm thảnh thơi quản lý, trở thành “giám đốc 1 giờ” giống tôi!