BASE WORKFLOW Phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp

90% các quản lý đều dùng 1 phần mềm chat để kiểm soát và giao việc cho nhân viên. Tuy nhiên từ thực tế công ty tôi trước đây, tôi đã không còn dùng phần mềm này để quản lý nhân viên nữa!

Nhiều khi tôi phải lục hết group này đến group nọ, kéo cả nghìn dòng tin nhắn chỉ để tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi như: Công việc này đang đến giai đoạn nào, ai đang đảm nhiệm, vấn đề ở đâu mà còn tắc nghẽn? Việc tìm kiếm tài liệu, thông tin cũng trở thành một “thách thức” lớn vì các file đính kèm không nằm trong một luồng công việc cụ thể.

Ngồi làm trong giờ, tin nhắn cứ “ting ting” liên tục. Mỗi nhân viên phải tham gia vào hàng chục cái Group chat khác nhau: hết nhóm bàn công việc lại đến hội buôn dưa lê. Anh em nhấp nha, nhấp nhổm, không check tin nhắn thì sợ bỏ sót, mà check rồi nhiều khi lại chẳng liên quan đến mình. Đến khi quay lại công việc đang làm cũng chẳng thể tập trung như trước.

“Ơ, việc này Sếp giao cho em ạ? Em không thấy tin nhắn”. Chẳng biết bao lần tôi phải nhận những câu trả lời như vậy. Hồi đầu tôi cũng trách móc nhân viên vì quá vô trách nhiệm, mỗi việc check tin nhắn công việc được giao mà cũng làm không xong. Nhưng lâu dần hiểu ra, đến bản thân mình nhiều lúc cũng bị miss thông tin, vì chỉ mỗi người 1 câu thôi là tin nhắn đã trôi xa tận đâu mất.

Tranh thủ thời gian tìm hiểu, cũng như tham khảo những người đi trước, tôi cuối cùng cũng tìm được giải pháp cho mình:  phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình thuộc nền tảng quản trị mà hơn 5000 doanh nghiệp lớn như cả VIB, VinID, Sacombank, Bamboo Airways, BIDGroup,… đang sử dụng.

 Dẹp hẳn được các group chat sang một bên, 100% công việc quản lý giao tiếp của tôi được thực hiện hết trên phần mềm. Từ quy trình các phòng ban Sales, Marketing, Nhân sự….đến Tài chính, Kế Toán, Pháp lý, cứ có quy trình mới là đều được vẽ rồi đưa lên thực thi trên phần mềm hết.

Chỉ cần nhìn trên phần mềm là tôi nắm được doanh nghiệp mình hiện đang có tất cả bao nhiêu quy trình. Mỗi quy trình bao nhiêu bước, ai là người đảm nhiệm và công việc đang được tiến hành đến giai đoạn nào. Mỗi một nhiệm vụ được khởi tạo, tôi sẽ biết được nó đã “done” hay “fail”, nhìn vào màu sắc là nhận diện được ngay, nếu báo đỏ là công việc đang tắc nghẽn, chỉ cần comment ngay ở giai đoạn đó nhắc người phụ trách xử lý công việc, là hệ thống tự động báo về cho người phụ trách để xử lý. Không còn phải chat, báo cáo lộn xộn như trên tin nhắn, box chat nữa.

Mà phần tôi ưng ý nhất có lẽ là hệ thống báo cáo tự động với những dữ liệu cực kỳ giá trị. Nhìn vào báo cáo có thể biết thời gian trung bình để xử lý mỗi bước trong quy trình là bao nhiêu, mỗi nhân viên được giao bao nhiêu nhiệm vụ, bao nhiêu công việc bị quá hạn, từ đó tôi có cơ sở để đánh giá và điều chỉnh quy trình cho tối ưu cũng như phân công công việc hợp lý.

Lúc đầu nhân viên của tôi cũng ngại áp dụng công nghệ lắm, nhưng vì nó tiện nên giờ lại thành nghiện. Chỉ cần đăng nhập phần mềm là các bạn ấy nắm được ngay công việc của mình là gì? Làm như thế nào? Deadline ra sao? Đến khi xong rồi muốn bàn giao thì chỉ cần kéo thả cho người phụ trách ở giai đoạn sau, mà không cần phải chạy đi chạy lại giữa các phòng ban nữa. Không những thế hàng ngày đều có hệ thống báo cáo, nhắc nhở. Từ lúc triển khai đến giờ, công ty tôi chẳng còn phải bận tâm về vụ sót việc và quên việc của nhân viên.

Chia sẻ lại với các CEO/Manager giải pháp phần mềm thay thế các ứng dụng Chat mà công ty tôi đã áp dụng rất thành công hiện nay: Base Workflow